1.公文的概念

2．公文的作用

公文是作為傳達(dá)和貫徹黨和國家的各項(xiàng)方針政策，代表法定作者處理、聯(lián)系工作的工具。它有以下十個(gè)作用：

（1）發(fā)布政令。通過公文傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，頒發(fā)政令、法規(guī)，動(dòng)員群眾實(shí)施，規(guī)定人們的行為規(guī)范，如國家機(jī)關(guān)依法發(fā)布的命令、令、決定、通告、公告等。各種政令都是以文件的形式制定和發(fā)布的，所以這種作用又可稱為公文的“法規(guī)作用”。

（2）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)工作。上級機(jī)關(guān)通過發(fā)布指示、決定、通知、計(jì)劃、會議紀(jì)要等公文，可以指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的工作。

（3）報(bào)告情況。下級機(jī)關(guān)通過報(bào)告、工作簡報(bào)、專題報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等向上級機(jī)關(guān)報(bào)告工作，以便上級了解情況，指導(dǎo)工作。

（4）請示事項(xiàng)。工作中遇到問題本機(jī)關(guān)又無權(quán)解決，可通過公文請求上級機(jī)關(guān)指示，作出決定或批準(zhǔn)下級提出的意見。

（5）答復(fù)問題。上級機(jī)關(guān)通過公文批復(fù)下級機(jī)關(guān)請示的事項(xiàng)。

（6）商洽公務(wù)。在同級機(jī)關(guān)或不相隸屬的單位之間為了加強(qiáng)聯(lián)系，通過介紹函件或通知、邀請，以互通情況，商討問題，互相配合，處理各種公務(wù)。

（7）交流經(jīng)驗(yàn)。通過簡報(bào)、通報(bào)、調(diào)查報(bào)告等公文向有關(guān)單位通報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)。

（8）告之信息。用通知、通報(bào)、公報(bào)等公文向有關(guān)單位或群眾通報(bào)情況，告之信息。

（9）記載活動(dòng)。如會議記錄、會議紀(jì)要、大事記等，記錄重大事項(xiàng)和問題。

（10）宣傳黨的方針政策，進(jìn)行思想教育。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的許多文件如條例、規(guī)定、辦法等。

3．公文的分類

（1）公文的分類方法各種機(jī)關(guān)有各自不同的職責(zé)范圍，并依法形成了各自使用的公文種類。高級領(lǐng)導(dǎo)部門與基層單位，行政機(jī)關(guān)與業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)，地方政府機(jī)關(guān)與軍事、外交、經(jīng)濟(jì)、科技部門，它們所使用的公文除了共同種類之外，還各有不同的側(cè)重種類，各式各樣，差異很大，這就帶來公文分類學(xué)的復(fù)雜性，即從不同角度，有不同的分類法。

1）從文體的來源和使用范圍分，公文可分為對外文件、收來文件、內(nèi)部文件三種。

2）從行文關(guān)系上分，可分為上行文、平行文、下行文三種。

3）從文件的機(jī)密性分，可分為機(jī)密文件、內(nèi)部文件、公布文件三種。

4）從文件的性質(zhì)、作用分，可分為法規(guī)文件、行政文件、黨內(nèi)文件三種。

5）從文件的使用范圍分，可分為通用文件、專用文件等。

（2）黨和國家機(jī)關(guān)通用公文的種類國務(wù)院辦公廳曾發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實(shí)踐，修訂后的《辦法》從1994年1月1日起施行。把公文種類調(diào)整為十二類十三種，刪去“指令”、“決議”、“布告”三個(gè)文種，將“議案”作為一個(gè)新文種列入主要公文種類。即：命令（令），議案，決定，指示，公告，通告，通知，通報(bào)，報(bào)告，請示，批復(fù)，函，會議紀(jì)要。此外，中共中央辦公廳于1989年4月25日發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例（試行）》中，正式文件的種類里還列有公報(bào)、條例、規(guī)定三個(gè)文種。這樣，現(xiàn)在常用的公文種類總共有十六種1）命令（令）；

2）議案；

3）決定；

4）指示；

5）公告；

6）通告；

7）通知；

8）通報(bào)；

9）報(bào)告；

10）請示；

11）批復(fù)；

12）函；

13）會議紀(jì)要；

14）公報(bào)；

15）條例；

16）規(guī)定。

還有一些文種雖不在國務(wù)院辦公廳正式規(guī)定之內(nèi)，實(shí)際上應(yīng)用也很廣泛，同樣可能具有公文的性質(zhì)，或在一定條件下具有公文的性質(zhì)。如某些章程、辦法、計(jì)劃、協(xié)議書、電報(bào)、記錄、簡報(bào)、調(diào)查研究、首長講話稿等。

4．公文的結(jié)構(gòu)

公文體式的結(jié)構(gòu)包括：發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)等項(xiàng)。

（1）文頭部分

1）發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或規(guī)范化簡稱加文件種類構(gòu)成文件頭，用套紅大字居中印在公文首頁上部，以示莊重。

2）發(fā)文號。包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。如“國發(fā)［199×］×號”用黑體字標(biāo)注于版頭下方居中或左下方，下邊用一紅線與正文區(qū)分，有的線中帶有五星。

3）秘密等級。公文內(nèi)容涉及國家機(jī)密的，應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度，在公文頭的左角或右角，也可在正標(biāo)題的左上方標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”字樣。

4）緊急程度。公文內(nèi)容緊急，在時(shí)間上要求緊急遞送的，應(yīng)根據(jù)緊急程度在正文標(biāo)題左上角注明“急”、“緊急”、“特急”、“限時(shí)送達(dá)”字樣。

5）簽發(fā)人。上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)明簽發(fā)人姓名。

（2）行文部分

1）標(biāo)題。根據(jù)字?jǐn)?shù)可占幾行，要排列正中，位于發(fā)文字號下方，字體比文件頭的字體小些，比正文的字體大些。通常由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文的事由和文種組成。

2）主送機(jī)關(guān)。是公文的致發(fā)對象，應(yīng)標(biāo)注在標(biāo)題之下，正文之上靠左，并頂格書寫，其后用冒號。標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，要寫明其全稱、規(guī)范性簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，其名稱之前不能標(biāo)出“主送”字樣。

3）正文。是公文的主體和核心內(nèi)容。字體不能太小，字距行距要清晰。要求一文一事，文字準(zhǔn)確、簡煉、邏輯清楚，標(biāo)點(diǎn)正確。

4）附件。是附屬于公文正文之后的文字材料，是公文的重要組成部分。如有附件，應(yīng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

（3）文尾部分

1）印章。是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對公文生效負(fù)責(zé)的憑證，除會議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性公文外，都應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

2）成文時(shí)間。是公文生效的日期。成文日期應(yīng)標(biāo)注在公文“落款”即發(fā)文機(jī)關(guān)署名的下面，如無落款，可直接寫在正文右下方，必須以漢字標(biāo)注

3）附注。是用以對文內(nèi)某些內(nèi)容事項(xiàng)進(jìn)行解釋說明的格式項(xiàng)目。標(biāo)注在公文生效標(biāo)識域以下，主題詞檢索標(biāo)識域以上。

4）主題詞。是用以確切表達(dá)公文主旨的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。主題詞必須準(zhǔn)確、有慣次性，不能與標(biāo)題混為一談。它的位置在文件尾部橫線之上，即抄送機(jī)關(guān)之上，由左向右排列，詞與詞之間要空一格，不能用標(biāo)點(diǎn)符號。

5）抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)。抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)是受文的機(jī)關(guān)單位。標(biāo)注在文件尾部的橫線之下，分列兩段，抄報(bào)機(jī)關(guān)在上，名稱要使用全稱或規(guī)范性簡稱。

6）印發(fā)機(jī)關(guān)。指發(fā)文機(jī)關(guān)的辦理部門。應(yīng)在抄報(bào)抄送欄之下設(shè)印發(fā)機(jī)關(guān)欄，要標(biāo)明公文印發(fā)機(jī)關(guān)或部門的全稱及印發(fā)時(shí)間。這里的印發(fā)時(shí)間與成文時(shí)間不一樣，應(yīng)晚于成文時(shí)間。

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