良好的會議策劃是會議成功的第一步，一個能夠令與會者帶著滿意離開的會議，必定是一個策劃周密的會議。會議策劃過程中年有三個要素，即會議目標(biāo)、與會者和會議方案。

1．會議目標(biāo)

任何一個會議都必須是為了達(dá)到某個目標(biāo)，會議的目標(biāo)決定了會議策劃的很多環(huán)節(jié)，只有確定了會議的目標(biāo)，才可以確定哪些人參加會議，相應(yīng)地才可以確定會議的地點(diǎn)、會議的議程和和會議預(yù)算。譬如一個跨國公司亞太總部的年度計劃會議，其目標(biāo)是要通過會議確定未來的經(jīng)營戰(zhàn)略和營銷計劃，很顯然，這樣的會議要求一個高級別的會議場地，擁有先進(jìn)的會議設(shè)施，而且有安全、保密等方面的高要求，這樣的會議顯然與一個政府部門組織的行業(yè)會議不一樣。因此，只有確定了明確的會議目標(biāo)和為達(dá)到目標(biāo)所安排的會議內(nèi)容，才可以確定會議的其它要素。

當(dāng)然，您的會議目標(biāo)還與許多因素有關(guān)，也許由于一些與會議有關(guān)的客觀因素的限制，你的會議目標(biāo)并不一定能全部達(dá)到，這樣就需要對您的計劃做一些調(diào)整。在這個過程中我們的會議顧問將和您一起探討您的會議目標(biāo)，并從中抓住重點(diǎn)，在會議資源方面進(jìn)行整合，確保您的關(guān)鍵目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。

2．與會者

一旦明確了會議目標(biāo)，就可以確定哪些人需要參加會議。除了與會議目標(biāo)、會議內(nèi)容直接相關(guān)的與會者以外，另兩類人是經(jīng)常需要考慮的，一是是否需要邀請不同類型的貴賓，比如政府官員、行業(yè)主管、或者是專家學(xué)者等，這些人員的參加可以提升會議的層次。二是是否允許（或邀請）與會者攜帶家屬。如果是參加人數(shù)較少的中、高層會議，可以考慮邀請家屬參加，以增進(jìn)中、高層員工之間的感情。另外，如果是獎勵旅游，也可以邀請家屬參加，以激勵這些獲得獎勵的員工更好地工作。

3．會議方案

會議策劃的結(jié)果，是一套完善的會議方案，包括會議概要（會議主題、會議時間、會議地點(diǎn)、與會人員等）、會議日程及相關(guān)實務(wù)、會議預(yù)算三個部分。

在會議概要部分，確定會議主題至關(guān)重要，會議主題應(yīng)該與會議目標(biāo)一致，同時具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區(qū)域合作會議可以“展望未來”作為主題，公司年會可以“營銷整合提升績效”為主題。為讓主題更加生動形象及深入人心，可以通過圖形標(biāo)志來表達(dá)主題，表現(xiàn)“展望未來”的標(biāo)志可以是未來風(fēng)格的設(shè)計，“營銷整合”的主題可以用“涓涓細(xì)流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當(dāng)然，也可以用會議主題的字母縮寫作為會議標(biāo)志。

會議日程是會議方案的主體部分，這里要考慮的是與會者的到達(dá)和離開時間、每一個時段的活動安排、會議內(nèi)容等，除正式會議議程外，包括進(jìn)餐、娛樂和中間休息等，都需要盡可能詳盡準(zhǔn)確的考慮和時間安排。此外，令人激動人心的開幕式和閉幕式是需要重點(diǎn)考慮的環(huán)節(jié)。會議日程經(jīng)常是一份由時間和事件組成的表格，但是很多會議重要事項，不能在日程表中詳細(xì)列舉，因此對于會議策劃人員來說，一份詳盡的、包含了會議從策劃、實施到評估反饋每一個環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)列表是必須的，這實際上是會議組織的一份藍(lán)圖，如果能夠按圖索驥，會議自然能夠組織得井井有條，達(dá)到預(yù)定的會議目標(biāo)。

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